Pernahkah Anda mengirim barang dan ingin membuat surat pemberitahuannya? Artikel ini akan membahas panduan lengkapnya, mulai dari fungsi, komponen, hingga contoh suratnya.
Baca juga: Kenapa Paket tidak bergerak? Kok Bisa?
Apa itu Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang?
Surat pemberitahuan pengiriman barang adalah dokumen yang dibuat oleh pengirim barang untuk memberitahukan kepada penerima bahwa barang pesanannya telah siap dikirim dan akan segera diantarkan.
Baca juga: 3 Contoh Surat Jalan Barang yang Benar
Fungsi Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
- Memberitahukan kepada penerima bahwa barang pesanannya telah siap dikirim
- Memberikan keyakinan kepada penerima bahwa penjual telah menyiapkan barang sesuai pesanan
- Menjadi pembanding saat menerima barang, memastikan kesesuaiannya dengan pesanan
- Digunakan sebagai alat untuk menagih pembayaran kepada penerima
Baca juga: 3 Contoh Surat Pemesanan Barang
Komponen Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
- Kop Surat. Berisi identitas perusahaan pengirim (nama, alamat, kontak, logo)
- Nomor Surat. Untuk keperluan arsip dan pencarian dokumen internal perusahaan
- Nama dan Alamat Tujuan. Pastikan nama dan alamat penerima sesuai dengan data pemesanan
- Perihal. Menjelaskan maksud surat, yaitu pemberitahuan pengiriman barang
- Rincian Barang Kiriman
- Tanggal dan perkiraan waktu barang tiba
- Sebutkan nama dan jumlah barang yang dikirim
- Cantumkan total biaya barang dan ongkos kirim
- Jelaskan cara pembayaran yang disepakati
Baca juga: Contoh Label Pengiriman Barang yang Benar
Contoh Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Manfaat Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat pemberitahuan pengiriman barang memiliki beberapa manfaat, yaitu:
- Meningkatkan kepuasan pelanggan: Memberikan informasi yang jelas tentang status pengiriman barang kepada pelanggan, sehingga meningkatkan kepuasan dan kepercayaan mereka terhadap layanan Anda
- Meminimalisir kesalahpahaman: Mencegah kesalahpahaman antara pengirim dan penerima terkait waktu pengiriman, jenis barang, dan biaya yang harus dibayarkan
Baca juga: Begini Pengiriman Produk Parfum Ke Luar Kota
- Mempermudah proses pelacakan: Memudahkan penerima untuk melacak status pengiriman barang melalui nomor resi yang tercantum dalam surat
- Meningkatkan citra perusahaan: Memberikan kesan profesional dan terpercaya kepada pelanggan, sehingga meningkatkan citra perusahaan Anda di mata mereka
Selalu ingat, jangan biarkan pengiriman jadi ribet! Dengan aplikasi multi ekspedisi Fastrac, Anda tidak perlu lagi ribet mencari jasa pengiriman paket terdekat. Biaya kirim paket pun sudah transparan tersedia serta fitur lacak status paket kapan saja.
Jangan lupa , untuk tetap update dengan tips solusi logistik dan berita seputar logistik terkini dari Fastrac ya! #JalurCepatPalingTepat
